Kształtowanie wizerunku urzędu, czyli jaki powinien być nowoczesny urząd?
„Dbałość o wizerunek nie jest lakierowaniem ani polerowaniem zewnętrznego błysku, ale sprawą jakości całej konstrukcji.” – Werner Niefer (1926-93), menedżer niemiecki, prezes zarządu Mercedes Benz AG
Korzyści dla uczestników szkolenia
Zdobycie wiedzy jak skutecznie wykorzystywać kluczowe elementy budowania pozytywnego wizerunku urzędu.
Uświadomienie uczestnikom roli komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w funkcjonowaniu nowoczesnego urzędu i w budowie pozytywnego wizerunku urzędu w oczach jego pracowników.
Pokazanie na czym polega szczególny charakter działań PR w administracji i tworzenie identyfikacji wizualnej urzędu.
Uświadomienie uczestnikom korzyści jakie dla każdego urzędu płyną z wdrożenia nowoczesnych narzędzi wspomagających komunikację wewnętrzną i przepływ informacji pomiędzy urzędnikami.
Metodyka
dyskusja moderowana
burza mózgów
ćwiczenia zespołowe i w parach
ćwiczenia indywidualne
wykłady/prezentacja trenera
testy indywidualne
ćwiczenia zwiększające koncentrację i zapamiętywanie metodą Paula Dennisona
sesja podsumowująca wraz z ewaluacją szkolenia
Program szkolenia
Moduł I – Wprowadzenie do szkolenia: nowoczesny urząd – podobne zadania, inny poziom oczekiwań.
1. Rola urzędu i jego pracowników we współczesnych realiach społecznych.
2. Obywatel – podmiot czy przedmiot działania urzędu?
3. Wpływ wizerunku urzędu na realizację podstawowych zadań administracji publicznej.
4. Praktyczne przesłanki zajmowania się przez instytucje publiczne komunikacją wewnętrzna i zewnętrzną.
5. Ćwiczenie: „Symbol mocy”.
Moduł II – Czym jest wizerunek i jak go kreować?
1. Skuteczny wpływ wizerunku.
2. Tożsamość a wizerunek.
3. Tożsamość organizacji.
4. 3 podstawowe elementy wizerunku organizacji: komunikacja, kultura organizacyjna i system identyfikacji wizualnej.
5. Public Relations w urzędzie.
6. Wiarygodność urzędu/instytucji samorządowych.
Moduł III – Budowa wizerunku urzędu na zewnątrz i narzędzia komunikacji zewnętrznej.
1. Narzędzia wykorzystywane do komunikacji z otoczeniem.
• imprezy PR – zasady organizowania i uczestniczenia,
• konferencje prasowe (briefing, konferencja reporterska, przyjęcie prasowe),
• eventy jako źródło zacieśniania więzi z otoczeniem (m.in.: targi, „drzwi otwarte”, imprezy okolicznościowe),
• case study: Marsz Glinoludów i Wojna Pomidorowa,
• sponsoring (cel, grupa adresatów, badanie skuteczności działań),
• budowanie marki – branding,
• marketing mobilny – era SMS-ów i e-maili.
2. Kreowanie wizerunku firmy poprzez system identyfikacji wizualnej:
• logotyp i druki firmowe – czym się kierować?
• opracowanie materiałów reklamowych,
• autoprezentacja pracowników czyli: wszyscy pracujemy na sukces firmy.
3. Marketingowe instrumenty kreowania wizerunku organizacji
• po co nam marketing i promocja?
• marketing miejsc,
• PR a marketing.
4. Kultura organizacyjna w jednostkach administracji samorządowej i jej znaczenie.
5. Internet jako narzędzie komunikacji:
• specyfika Internetu jako medium,
• doba medialna – jak konsumujemy media w ciągu dnia,
• Ćwiczenie „Public Relations w sieci” – Analiza stron internetowych firm uczestników szkolenia. Przygotowanie zbioru zasad dobrych praktyk. Tworzenie zakładek z informacjami dla prasy i klientów urzędu. Porównanie najlepszych stron www.
Moduł IV – Komunikacja wewnątrz urzędu – szansa otoczona pułapkami.
1. Po co nam w ogóle komunikacja wewnętrzna?
2. Dobór i sposoby wykorzystania środków komunikowania
3. Konstruktywna komunikacja interpersonalna i jej rola w działaniach PR
4. Słowo mówione, obraz, plakat jako nośnik obrazu
5. Podstawowe narzędzia PR wewnętrznego:
• komunikacja audiowizualna (radiowęzeł, telewizja, wortale pracownicze, intranet, mailingi),
• tablice informacyjne,
• imprezy firmowe i wyjazdy integracyjne,
• spotkania z zarządem,
• listy od zarządu (np. z gratulacjami z okazji jubileuszów, czy szczególnych osiągnięć),
• skrzynka uwag i pomysłów,
• konkursy,
• internet np.: strona Urzędu Miasta, BIP oraz gazetki samorządowe.
6. Najczęściej popełniane błędy (przyczyny zakłóceń komunikacji w organizacji), ich konsekwencje i sposoby ich pokonywania.
7. Ćwiczenie: „Nagroda specjalna”.